Tăng kỳ "xôi đỗ" (Hồi ký- Kỳ 13)

Tăng kỳ theo kiểu “xôi đỗ” (Hồi ký- Kỳ 13)
Một thông tin mới làm chúng tôi bị choáng: Triển khai thực hiện Chỉ thị 22 của Bộ Chính trị về sắp xếp lại hệ thông báo chí, Bộ VHTT cấp lại giấy phép cho tất cả báo chí trong nước. Với Báo KH&ĐS, trong giấy phép mới không còn phụ san 2 kỳ/tháng nữa mà chỉ còn một số cuối tháng với khuôn khổ và số trang như phụ san hiện có.
Thì ra do chúng tôi bị tai nạn đúng vào lúc Bộ VHTT ra quyết định về việc ấy, mà trong quyết định mới không còn thuật ngữ phụ san, không còn các loại ấn phẩm ra 2 kỳ/tháng, chúng tôi lại không biết để xin ý kiến tư vấn của họ nên xảy ra việc này. Như thế có nghĩa là Ban Thường trú xẽ bị mất bớt công ăn việc làm, mất cộng tác viên và doanh thu của Ban sẽ giảm, đương nhiên thu nhập của anh chị em sẽ bị giảm. Chúng tôi cấp tốc bàn phương án xử lý.
Phương án trước tiên là tăng kỳ báo chính lên 2kỳ/tuần sẽ dễ xin phép được. Nhưng muốn vậy phải phân công rõ ràng và phối hợp nhịp nhàng giữa Tòa soạn ở Hà Nội và Ban Thường trú (BTT) vì phải giải quyết cho BTT có đủ việc làm (để có đủ thu nhập và ngang bằng với Tòa soạn ở Hà Nội), lực lượng TS cũng chưa đủ để đảm đương 2kỳ/tuần. Các tính toán cụ thể được đề ra. Tuy nhiên, chúng tôi đã không thống nhất được phương án này.
Lúc này, tôi đã đến Tòa soạn làm việc được (hàng ngày nhờ con đèo đi). Tôi mời chị Nga, anh Xuân và Mai Nam ra HN để cùng với anh chị em ngoài này bàn bạc. Tìm mãi vẫn chưa ra được phương án tối ưu sao cho thỏa mãn tất cả mọi điều kiện hiện có của Tòa soạn lẫn Ban Thường trú. Chỉ còn ít ngày nữa là ba người sẽ phải trở về TPHCM mà tình hình xem ra vẫn chưa ổn; nếu cứ liều tăng kỳ sợ rằng trong quá trình thực hiện sẽ trục trặc vì khi đó chúng tôi vẫn còn làm báo theo cách thủ công, chưa áp dụng được mạng bởi hệ thống máy tính chưa đầy đủ; sự liên lạc và phối hợp giữa Tòa soạn với Ban Thường trú sẽ khó đáp ứng được tiến độ ra báo. Tôi quyết định cầu cứu Bộ VHTT. Tôi gọi điện thoại cho ông Đỗ Quý Doãn- Vụ trưởng Vụ Báo chí (nay là Thứ trưởng Bộ Thông tin- Truyền thông) và ông Phan Khắc Hải - Thứ trưởng. Với cả hai người, tôi đều nói về tai nạn ô tô vừa xảy ra với chúng tôi và với cá nhân tôi, về khó khăn mà chúng tôi sẽ phải gánh chịu với giấy phép mới. Ông Doãn tư vấn cho tôi làm công văn xin ra số cuối tuần nhưng tạm thời giữ hai kỳ/ tuần và sẽ chuẩn bị để ra hàng tuần. Ông Hải ủng hộ phương án đó. Chị Hồng- chuyên viên Vụ Báo chí giúp tôi soạn thảo công văn trả lời cho phép của Vụ Báo chí. Và tới buổi sáng đúng ngày mà chị Nga, anh Xuân và Mai Nam chuẩn bị ra về thì tôi mang giấy phép về việc được giữ 2 kỳ /tháng về Tòa soạn (Mọi người đều bất ngờ và hoan hỉ vì trút được gánh nặng lớn.
Riêng tôi, không bao giờ quên được sự giúp đỡ ấy của các anh chị ở Bộ VHTT.
Thế là đã giải quyết được vấn đề công ăn việc làm cho Ban Thường trú. Nhưng bước tiến mới của tờ báo phải ra sao đây trong hoàn cảnh mới này. Đang đà bàn bạc về việc tăng kỳ, tôi tính dấn tới luôn. Nhưng lực lượng mỏng quá. Số phóng viên chỉ có 8 người, trong đó anh Bắc đã lớn tuổi, không thể đảm nhận được khối lượng lớn bài vở, 6 phóng viên nữ thì luôn bị đe dọa là có thể mang bầu và nghỉ đẻ bất kỳ lúc nào (như trường hợp khi làm báo Tết năm 2004 cả Tòa soạn nghỉ đẻ tới 4 người trong đó 3 nữ phóng viên nên số phóng viên còn lại làm việc hằng ngày chỉ có 5 người). Nhưng chúng tôi vẫn bàn bạc và hạ quyết tâm: sẽ vẫn tăng kỳ, nhưng trước mắt chỉ tăng thêm 2 kỳ mỗi tháng; nghĩa là cứ cách một tuần thì có một tuần ra 2 kỳ; chúng tôi gọi là tăng theo kiểu “xôi đỗ”; việc tăng kỳ báo chính chỉ do Tòa soạn ở Hà Nội đảm nhận. Mới tăng kỳ như vậy, thông tin đã thấy được mang tính thời sự hơn, không bị thường xuyên “xài đồ cổ” nữa.
Tôi tổ chức đấu thầu
Báo KH&ĐS ra kiểu xôi đỗ được một thời gian thì những người phát hành báo, chủ yếu là các đại lý bán lẻ, kêu quá trời. Họ nói thế này chẳng biết đằng nào mà lần vì khó nhớ nổi quy luật “xôi đỗ” của báo. Tòa soạn cũng thấy khó chịu và muốn bứt lên thành 2 kỳ/tuần cho thành nếp làm việc ổn định, cho thông tin tới bạn đọc được kịp thời hơn, phong phú hơn.
Nhưng tăng thành 2 kỳ/tuần như vậy phải tính toán nhiều chuyện, từ bố trí lực lượng Tòa soạn, rồi phải bảo đảm nội dung sao cho bạn đọc chấp nhận tới việc lo tăng thu nhập cho anh chị em vì khối lượng công việc sẽ tăng; công việc tăng mà thu nhập không tăng thì thiệt thòi cho mọi người, cũng sẽ mất dần động lực làm việc. Tóm lại, phải thay đổi quy trình hoàn toàn, và hệ thống máy tính là công cụ để thực hiện quy trình ấy cho có hiệu quả hơn so với hiện tại.
Trước hết, nếu vẫn giữ cách làm báo và trình bày báo theo lối thủ công- nghĩa là họa sĩ vẽ maket bằng tay rồi đưa Nhà in trình bày lại bằng máy tính; bài vở cũng phải chuyển Nhà in toàn bộ, họ đưa nội dung vào maket, Tòa soạn cử người ra Nhà in đọc bông (soát bản in thử trên máy tính)…- thì không thể bảo đảm về thời gian và vì vậy sẽ mất tính thời sự của tin, bài cũng như mất nhiều sức lực của anh chị em.
Cho nên phải nghĩ tới việc trang bị cho mỗi phóng viên một máy tính. Lúc này đang 2 PV sử dụng chung một máy tính, khá bất tiện vì khi thì không ai dùng máy vì còn lo giao dịch tìm tin bài bên ngoài Tòa soạn, khi thì cả 2 người cần sử dụng lại không đủ máy.
Với Ban Thư ký Tòa soạn cũng phải có máy cho khâu tổng hợp, cho họa sĩ trình bày, mà máy phải mạnh hơn máy của phóng viên.
Ngoài ra phải nối mạng LAN thì mới chuyển được từ Nhà in về làm tại Tòa soạn khâu xử lý bài vở khi trình bày báo.
Tất cả những thứ đó sẽ tốn khá nhiều tiền.
Còn nhớ, năm trước có một người đến Tòa soạn tìm tôi đặt vấn đề sẽ “chạy” cho Báo một dự án trang bị máy tính nối mạng LAN trị giá khoảng 400-500 triệu đồng với điều kiện phải mua máy tính của một công ty của họ chỉ định, với giá “cao hơn bình thường một chút” vì họ còn phải trang trải chi phí để có dự án, trong đó có cả phần cho tôi là Tổng biên tập! Tôi đã thẳng thừng từ chối. Bây giờ biết lấy tiền đâu để sắm máy cho Tòa soạn đây? Tôi xem lại quyết toán tài chính gần nhất, thấy nếu mua máy như vậy, cứ cho là hết ít nhất tới 400 triệu như người ta đã mời chào thì vẫn có thể chi trả được mà không phải vay mượn ai, tuy rằng chưa chắc Ban Trị sự đã vui vẻ với phương án sử dụng một lượng tiền lớn như thế cho việc mua máy tính.
Đã có thể chủ động về tiền, tôi đưa chủ trương ra bàn với mọi người. Anh chị em nhất trí cả nhưng tôi biết họ vẫn mỗi người có mối lo riêng đối với việc này.
Theo quy định, mua sắm mà trên 100 triệu đồng thì phải tổ chức đấu thầu- một việc mà cả Tòa soạn chưa ai làm bao giờ. Xin được các văn bản quy định về đấu thầu, tôi đọc trước. Toàn những thuật ngữ và khái niệm lạ hoắc đối với chúng tôi nhưng phải cố mà hiểu. Rồi chuyển chị Vụ đọc. Hôm sau Vụ bảo:
- Chẳng hiểu gì cả, đọc nhức cả đầu.
Tôi phải nhờ một người bạn hiểu biết việc đấu thầu giảng giải cho trình tự các bước tiến hành ra sao. Sau khi đã hiểu quy trình, hiểu thế nào là hồ sơ mời thầu, là mở thầu, đóng thầu…, tôi nói mọi người thông báo cho một số công ty về việc Báo KH&ĐS sẽ mua máy tính như thế, như thế…
Người của 4 công ty đến gặp tôi liền, tôi đều tiếp và tranh thủ hỏi họ về các vấn đề liên quan đến kỹ thuật và quản lý một mạng LAN như thế để hiểu rõ hơn vấn đề (vì bản thân tôi không chuyên về máy tính, cũng chưa sử dụng máy tính thành thạo nữa vì đâu có thời gian mà học), cũng là thăm dò giá cả thị trường ra sao để tránh bị mua hớ trong khi nguồn tiền của Tòa soạn chỉ có hạn.
Sau những cuộc gặp như thế tôi đã hình dung được một cách rõ ràng cái mạng LAN của mình sẽ hoạt động ra sao, làm sao để ra được sản phẩm cuối là bản bông của tờ báo được in trên giấy can để đưa ra nhà in chỉ làm khâu montage là in được…; và quan trọng nhất là xác định được rằng với yêu cầu của tôi thì có lẽ tổng số tiền cần cho vụ này chỉ khoảng 150- 170 triệu đồng.
Mặc dù số tiền chỉ cần có vậy nhưng chị Vụ vẫn khuyên tôi nên xem lại chủ trương: liệu sắm từng đó máy tính có quá tay không vì nghe nói ngay ở bên Đài TNVN các PV cũng không được mỗi người một máy riêng như thế. Tôi hiểu rằng Vụ lo là tiêu một số tiền lớn như thế thì nguồn tiền của Tòa soạn bị giảm sút chứ cũng chẳng phải là phản đối gì tôi, nên tôi vẫn quyết tâm và động viên rằng rồi chúng ta sẽ kiếm được để bù vào.
Tôi lập một Hội đồng đấu thầu có đến gần một nửa Tòa soạn tham gia. Mọi người cũng thấy thú vị được tham gia một việc quan trọng như thế, lạ lẫm như thế của Tòa soạn.
Chúng tôi tiến hành các việc theo đúng trình tự như tôi đã được chỉ bảo cặn kẽ, nghĩa là đúng theo quy định của Nhà nước. Kết quả là một Công ty máy tính của bên quân đội thắng thầu với tổng số tiền chỉ là 150 triệu đồng.
Chỉ một tuần sau, họ lắp đặt xong mạng LAN cho chúng tôi với 7 máy tính cho 7 phóng viên (trừ anh Bắc không biết sử dụng máy tính) và 3 máy cho Ban Thư ký Tòa soạn, thêm cả các máy in cho đủ dùng xông xênh, cả máy scanner để copy hình ảnh phục vụ khâu trình bày báo.
Tất cả phóng viên hoan hỉ vì được sử dụng riêng mỗi người một máy. Phạm Thanh còn bảo tôi rằng không nghĩ là tôi lại liều sắm cho mỗi người một máy như thế.
Tập dượt sử dụng công nghệ mới
Có máy rồi, nhưng việc sử dụng máy rất quan trọng để bảo đảm làm việc hiệu quả. Các phóng viên phải quen với việc chuyển tin, bài của họ cho máy tổng hợp của Ban TKTS thì không có vấn đề gì đáng ngại. Nhưng khâu trình bày báo thực sự lôi thôi vì họa sĩ trình bày báo chính là chị Thục Uyên, người trình bày Chuyên đề Dân tộc thiểu số và miền núi là Sĩ Lâm của Ban TKTS đều chưa biết làm maket trên máy. Tôi phát hiện có Trần Văn Lương đang làm bảo vệ cơ quan có biết khâu đổ bài vào maket. Thế là tôi bố trí cho Lương làm bán thời gian ở Ban TKTS; chị Uyên sẽ làm maket bằng tay, còn Lương đổ bài và chỉnh sửa. Cùng lúc đó để chị Uyên và Sĩ Lâm đi học làm maket bằng máy tính ngoài giờ ở Trung tâm tin học IDEA.
Nhưng khi bắt tay vào làm thì thấy mọi việc lại chậm hơn khi chưa có máy. Thì ra Lương phải vẽ lại maket theo bản vẽ tay của chị Uyên rồi mới đổ bài được, làm tăng thời gian làm maket lên gấp đôi. Một mặt đành phải chấp nhận thực tại, vẫn để mọi người làm máy cho quen và đợi chị Uyên và Lâm đi học xong; mặt khác tôi đề nghị Lương phải học làm maket bằng máy.
Lắp xong mạng LAN là tháng 6/2002. Chúng tôi đặt kế hoạch: đến tháng 11 phải tự làm được các khâu ở Tòa soạn cho ra bản can. Nhưng phải chậm lại vài tháng vì Lương cưới vợ tháng 12. Trước đó, chúng tôi thỏa thuận với Nhà in để có một thời gian giao thời: Tòa soạn làm can được trang nào thì làm, còn thì chủ yếu vẫn do Nhà in đảm nhiệm. Đến tháng 1/2003 thì chúng tôi hoàn toàn chuyển làm ở Tòa soạn toàn bộ các khâu cho đến bản can. Nhờ thế việc chuyển bản thảo cho Nhà in chậm lại được tới 2 ngày, nghĩa là tăng được tính thời sự của tin, bài lên 2 ngày và hơn thế, bởi với quy trình mới, đến phút cuối vẫn có thể thay các tin, bài thời sự nếu cần.
Bây giờ phải tập trung lo khâu thiết kế nội dung để ra đều 2 kỳ/tuần. Nhưng chuyện xây dựng đội ngũ không kém phần quan trọng.
(Kỳ sau: Năm ứng viên Phó Tổng biên tập)